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服务流程Service process

一.咨询客户需求阶段:

 1. 获取参展客户展台有设计需求信息

       咨询客户需求,了解参展客户的展位具体情况,以及相应的设计要求和相关设计需要的素材。

.项目接洽阶段:

 1. 上门拜访客户

       确实要参展的特装客户是需要展会服务的,可以进行登门拜访的。

  2.取得客户参展相关资料 

       获得客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。

  3. 明确设计图交付日期,制定工作计划

       同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行安排。对于大的项目,应该制定一份工作时间明细表,有需要可以提交给客户。

.设计阶段:

  1. 向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流

       为形成设计部的统一安排,业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格,填写设计明细表,转交给设计部的负责人。

       在设计师出图中,业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。如果有必要,应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。

       对于需要亲自去考察测量的场地,可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系,了解最新的展示材料,避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。

. 确认设计方案 签订合同  支付预付款:

  1. 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价

       展台初稿定下以后,会同供应商得到成本价,制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序,既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受,往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列,防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单,便于把握施工成本核算及施工的准确性。

       展会设计承建中,有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的,但往往实践中都是展会公司代交的,应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明,比如电箱申请、场地管理费等。

       有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明,但有些要求比较简单,只要看到实际的效果图就可以;一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时,如果能够安排设计师一起同客户见面的就好,可由设计师向客户说图,解释该方案的卖点和最大的与众不同。

 2. 研究客户  反馈意见并进行再次修改

      客户如果是多家比稿的话,就会有一番筛选。如果要求我们继续修改,那么应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后,即便是原来对展会陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图,应该综合具体情况。

3. 交付最后定稿之设计图及工程报价

4. 同客户确定工程价格

      在报价确定价格时,一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话,将造成不好影响。

5. 明确同客户的相互配合要求

      展馆现场搭建的时间一般都比较紧张,只有2-3天的安排,这其中还有客户的展会产品需要布置,有时涉及到需要提前申报的事宜,应同客户协调好双方负责的范围。

 6. 签定合同,支付预付款。

.确定施工尺寸图:

1. 给客户详细施工尺寸图,包含每个位置的详细尺寸颜色等。

2. 跟客户确认施工图。

.工厂安排生产制作 客户检验安排进度款:

1. 根据部门工作单完成制作及准备工作

      根据具体项目的需要,安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。注意在制作过程中如果有变动,应及时同设计师联系,有需要业务人员应照会客户。

2. 安排客户到工厂实地察看制作及准备情况,客户安排进度款。

      一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场,有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督,我们应做好安排其到公司或工厂间参观制作及准备等工作客户根据项目进度,安排进度款。

.现场安装搭建 客户验收:

1. 完成主办、主场、展馆等各项手续

     有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的,如果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认,并向主办方提供必要的材料,如电图等进行审批。对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。

2. 现场展位搭建

     现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多的展会公司只注重设计不注重搭建,造成了客户的不满,这也是展会服务中经常有客户更换供应商的原因。一般在搭建中客户也会在现场布置展品,此时最好具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同,有必要,设计师也可以到现场监督施工,并同客户即时交流。尽管实际的效果不能马上体现,但是很多客户希望能得到这样的服务。如果业务人员确实有原因不能在现场,应该把负责搭建布置的联系人介绍给客户。

3. 处理现场追加、变更项目

      现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现,而且客户也会临时提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的,应即时进行更改,如果是客户额外提出的,应保证首先满足其合理的要求,同时对追加的部分要求客户签收补充到总项目款项中。

4. 配合客户展品进场

     实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的,现场的工作人员一定要注意为客户服务,配合其展品进场。

5. 客户验收

     所有的搭建工作完成后,要进行展位的卫生清洁,该项工作主要能安排我们的工作完成好,直到客户验收完,确保次日的开幕。(应注意有些时候自己展会搭建完成的较早,所有工作都结束后,大家都以为没事了,但隔壁展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响)

.项目结束 客户支付尾款:

1. 安排展会期间现场应急服务和增值服务

     在开展期间,主要是客户的接待工作,但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。从客户方来讲,他很是希望能够在展会期间有展会公司的人在场,并且最好是他熟悉的,能够有需要的时候随时可以得到解决。客户在现场的工作人员应该有我们的现场服务人员的最直接的联系方法。

增值服务方面可以很广泛,有些业务人员在现场帮助客户做接待工作,外语水平好的可以充当翻译服务,甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。

2. 拆展前一天,客户安排尾款。

3. 配合客户展品离场和现场拆除

     展会结束后,应首先配合客户把展品撤离现场,再进行展位的拆除,如果客户对有些材料需要再次使用的,应帮助其大包运输;如果是需要我们保存的,应主要拆装。


4. 退回前期预付的相关费用

     完成工程后,应即时进行成本总结,向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。

. 售后服务 维护及回访:

做好后续服务是赢得回头客的重要原因,定期做出客户回访等工作。



 


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